Recrutement administration et service
Gérer de la paperasse ne devrait pas être ton quotidien…
Les postes en administration sont parmi les plus affichés sur le marché. Il faut une bonne connaissance des outils et des processus pour reconnaître les bons profils.
Compréhension des rôles recherchés
Adjointe administrative, adjointe de direction, coordonnateur, adjoint aux chargés de projet. Ce sont tous des rôles avec des compétences uniques.Priorisation du “fit”
En administration, le candidat travaille directement avec la direction. La compatibilité de personnalité et de style de travail est aussi importante que les compétences.Connaissance des outils
Un bon profil en admin se voit dans les détails, pas juste en entrevue. On connaît les logiciels qu’un bon adjoint doit maîtriser.
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Le défi, ce n’est pas de trouver quelqu’un d’organisé...
Un bon adjoint ne sert pas seulement à mettre de l’ordre dans tes dossiers, il sert aussi à:
Anticiper tes besoins
Pas besoin de lui dire quoi faire. Il voit ce qui s'en vient et il le règle avant que ça devienne un problème.
Te sauver du temps
Il filtre, priorise et gère ce qui ne devrait pas atterrir sur ton bureau. Son rôle, c'est d’optimiser ton temps sur ce qui compte.
Bien communiquer
C’est son rôle de s'assurer que les processus sont respectés, les délais tenus et les informations bien acheminées.
Bref, on ne te trouve pas qu’un adjoint,
On te trouve la personne qui va te donner le temps qu’il te manquait dans une semaine.
Découvrir le rôle d’un recruteurPourquoi les entreprises font appel à nous?
- Parce que chez Laperle, nos chasseurs de têtes font uniquement du recrutement. Leurs tâches administratives sont prises en charge à l'interne pour qu'ils restent focalisés sur ce qui compte: trouver le bon profil pour ton organisation.
- Parce qu'on valide les compétences techniques avant que tu rencontres quelqu'un. Maîtrise des outils, gestion des priorités, vitesse d'exécution. Nos clients peuvent avoir confiance que les candidats présentés sont compétents.
- Parce qu'elles savent qu'elles ne seront jamais mal prises. Si ça ne fonctionne pas dans les 3 premiers mois suivant l'embauche, on reprend le processus sans frais.
- Parce qu'on présente peu de candidats, mais les bons. Chaque profil soumis a passé à travers un processus de validation rigoureux avant d'atterrir sur ton bureau. Si on ne trouve pas, on n’envoie pas n'importe quel candidat.
Les postes qu’on peut te combler en administration:
Adjoint administratif
C'est le bras droit de la direction. Les appels à retourner, les réunions à organiser, les documents à préparer… Tout ce qui vole du temps aux gestionnaires, c'est sa priorité.
Réceptionniste
C'est la première personne que ton client voit ou entend. En quelques secondes, il se fait une opinion de ton entreprise. Un bon réceptionniste crée une première impression professionnelle, chaleureuse et rassurante.
Adjoint juridique
Chaque dossier a une échéance, chaque document a une procédure et chaque délai manqué a des conséquences. Il s'assure que tout est en ordre pour que les avocats puissent se concentrer sur le fond des dossiers plutôt que sur la forme.
Gestionnaire paie et avantages sociaux
Chaque employé s'attend à être payé correctement, à temps, sans exception. Il gère aussi les assurances, les vacances, les avantages. Une erreur de paie crée une crise de confiance difficile à réparer.
Commis de bureau
Il garde la machine administrative en mouvement. Classement, saisie de données, gestion du courrier, commandes de fournitures. Ce sont des tâches qui semblent banales jusqu'au jour où elles ne sont plus faites.
Technicien administratif
Il maîtrise les outils, comprend les processus et peut prendre en charge des dossiers complets sans supervision constante. C'est le profil qu'on appelle quand on a besoin de quelqu'un qui roule sans qu'on ait à lui expliquer deux fois.
Et bien d'autres embauches…
Combler un posteEmbauche les meilleurs candidats en administration sans risque
Pour nous, seuls les résultats comptent.
- Payable uniquement s’il y a des résultats
- Garantie de placement
- Chasse de têtes non exclusive
Bref, tu n’as rien à perdre!
Questions fréquentes
Pourquoi le fit de personnalité est aussi important que les compétences techniques?
Un adjoint travaille directement avec toi, souvent au quotidien. Il gère ton agenda, filtre tes appels, anticipe tes besoins et partage ton espace de travail de façon constante. Ses compétences techniques peuvent être parfaites, mais si sa façon de communiquer, son niveau d'énergie ou son attitude t'irritent au bout d'une semaine, tes journées vont devenir longues! En recrutement administratif, on valide les deux en même temps, parce qu'un bon adjoint, c'est quelqu'un que tu as envie d'avoir à côté de toi, pas juste quelqu'un qui sait utiliser Excel.
Quelle est la différence entre un coordonnateur et un adjoint?
Le coordonnateur organise. Il planifie tes journées, structure tes dossiers, assure la liaison entre les différentes parties prenantes et s'assure que les échéances sont respectées. Son rôle est tourné vers la gestion de flux, de projets et de personnes. L'adjoint administratif, lui, te libère des tâches répétitives du quotidien. Il gère ta correspondance, prépare tes documents, coordonne ta logistique et s'assure que tout ce qui doit être fait est fait, sans que tu aies à t'en occuper. L'un te structure, l'autre te sauve du temps. Dans les grandes organisations, les deux travaillent souvent en complémentarité.
Comment validez-vous la maîtrise des outils bureautiques avant l'entrevue?
Notre processus commence avant même la première rencontre. On fait une pré-entrevue téléphonique pour évaluer la façon dont le candidat décrit sa maîtrise des outils, les logiciels qu'il cite spontanément et la précision avec laquelle il parle de ses habitudes de travail. On regarde aussi ses certifications, notamment les attestations Microsoft Office sur Word, Excel et PowerPoint, qui restent la référence en milieu administratif. Pour les candidats qui avancent dans le processus, des tests pratiques peuvent être utilisés pour valider le niveau réel sur des tâches concrètes, comme la mise en forme d'un document ou la gestion d'un tableau de données. On ne te présente jamais quelqu'un sur la base d'une auto-évaluation.
À quoi sert un adjoint juridique et quels entreprises en ont réellement besoin?
En entreprise, l'adjoint juridique collabore avec les juristes internes pour préparer les conventions d'actionnaires, les contrats d'employés et les plans d'options d'achat d'actions. Il effectue des recherches pour aider à réviser les règlements et prépare des notes de travail. Sans avocat à l'interne, il peut quand même gérer les dossiers contractuels courants, tenir à jour les registres corporatifs et assurer la conformité des documents. C'est un profil particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent dans des milieux réglementés comme la construction, la finance et l'immobilier, où chaque contrat mal rédigé ou chaque délai manqué peut avoir des conséquences importantes. Pour une PME qui jongle régulièrement avec des ententes complexes, c'est souvent le meilleur investissement administratif qu'elle puisse faire.
Comment trouver un profil qui roule sans supervision constante?
On pose une question simple en entrevue. On demande au candidat ce qu'il fait quand il n'a aucune tâche assignée. Les profils qui ont vraiment de l'initiative savent exactement quoi répondre. Ils parlent de dossiers qu'ils ont anticipés, de processus qu'ils ont améliorés, de problèmes qu'ils ont réglés avant qu'on leur demande. Ceux qui hésitent ou qui donnent une réponse vague, c'est souvent le signe qu'ils attendent qu'on leur dise quoi faire. En administration, c'est l'un des signaux les plus fiables pour distinguer un bon adjoint d'un excellent adjoint.
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